تعلیمی ادارے میں ریکارڈ کی اقسام |
ہر ایک تعلیمی ادارہ خواہ وہ مڈل لیول کا ہو یا ثانوی ، سکول ریکارڈ مرتب کرتا ہے ۔ تعلیمی ادارے میں پانچ قسم کا ریکارڈ رکھا جاتا ہے۔ |
۱۔ جنرل ریکارڈ: |
سکول کیلنڈر، لاگ بک، آرڈر بک، وذیٹر بک، رجسٹر رخصت معلمین، رجسٹر ڈے ماسٹر، ایجوکیشن کوڈ، تعیناتی و تبادلے کا رجسٹر۔ |
۲۔ مالیاتی ریکارڈ: |
کیش بک، قبض الوصول، وظائف رجسٹر، آمدنی و خرچ، عطیات رجسٹر، فیس وصولی رجسٹر، پے بل رجسٹر، فنڈ رجسٹر، ٹیلی فون رجسٹر |
۳۔تعلیمی ریکارڈ: |
رجسٹر حاضری طلبہ، حاضری معلمین، پبلک امتحان رجسٹر، رجسٹر وقت نامہ، فائل سرٹیفیکیٹ آمد، بچوں کی تعلیمی ترقی کا ریکارڈ، رجسٹر امتحانات داخلی و خارجی، داخل خارج رجسٹر، فائل برائے اجرائے رجسٹر۔ |
۴۔ریکارڈ سامان: |
رجسٹر اشیائے مال، رجسٹر لائبریری، سٹیشنری رجسٹر، سامان سپورٹس رجسٹر، اجزائے سپورٹس کے سامان رجسٹر، سائنس رجسٹر، سٹاک رجسٹر، رجسٹر اخبارو رسائل، سمعی و بصری معاونات۔ |
۵۔ ریکارڈ خط و کتابت: |
ٹرانسفر، تقرری، ٹریننگ، ترقی، سرکلر فائل محکمانہ، رجسٹر اجزائے سرٹیفیکیٹ،ڈائری رجسٹر، ترسیل ڈاک رجسٹر |
مڈل /ہائی لیول سکول تک کم از کم مندرجہ ذیل رجسٹرز کا ہونا لازمی ہے: |
۱۔ رجسٹر حاضری طلبہ: |
روزانہ کی بنیاد پر اس رجسٹر میں طلبہ کی حاضری لگائی جاتی ہے۔ پہلی کلاس شروع ہونے پر اور چھٹی کے وقت ، دو وقت کی حاضری شامل کی جاتی ہے۔ آخری پیریڈ میں حاضری لگانے کا ایک فائدہ یہ ہے کہ بچے سکول اوقات میں سکول سے بھاگ نہیں سکتے ۔ فی کلاس علیحدہ علیحدہ رجسٹر مرتب کیا جاتا ہے۔ حاضری ، غیر حاضری اور رخصت کو حاضری رجسٹر کے خانوں میں مختلف مخصوص نشانوں سے ظاہر کیا جاتا ہے۔ مہینے کے آخر میں اس رجسٹر پر ماہانا حاضری رپورٹ تیار کی جاتی ہے۔ |
۲۔رجسٹر داخل خارج: |
کسی بھی ادارے میں یہ رجسٹر بڑا اہمیت کا حامل ہے۔ اس رجسٹر میں طلبہ کے کوائف درج کیے جاتے ہیں لہذا یہ رجسٹر طلبہ کی پیدائش کے سلسلہ میں ایک مستند دستاویز کی حیثیت رکھتا ہے۔اندراج میںتبدیلی کی صورت میں صدر معلم کے دسخط کا ثبت ہونا اور وجہ تبدیلی کا ہونا ضروری ہے۔ |
۳۔ اعدادوشمار کا رجسٹر: |
سکول کے جملہ اعداد و شمارکا ریکارڈ اس رجسٹر میں رکھا جاتا ہے۔مخصوص دورانیے کے اعداد و شمار جن کی محکمے کو ضرورت ہو مخصوص فارمز پر افسروں کو بھیجا جاتا ہے۔ اس میں مندرجہ ذیل اعداد و شمار کا ذکر کیا جاتا ہے: ۱۔ کلاس وائز طلبہ کی کل تعداد، ۲۔ قوم کے کے لحاظ سے طلبہ کی کل تعداد، ۳۔ ہائی ، مڈل اور پرائمری سطح پر طلبہ کی کل تعداد، ۴۔ وظیفہ وصول کرنے والے طلبہ کی تعداد، ۵۔ سرکاری گرانٹ، فیس، چندے ، عطیات، لائبریری کا خرچ، متفرق آمدنی و خرچ کے تخمینے |
۴۔ سٹاک رجسٹر: |
سکول میں موجود تمام سامان کا اندراج ایک رجسٹر میں کر دیا جاتا ہے۔ یہ رجسٹر سٹاک رجسٹر کہلاتا ہے۔اس میں مندرجہ ذیل تفصیل شامل کی جاتی ہے: ۱۔ خریدی گئی چیز کا نام اور تفصیل، ۲۔ کس تاریخ کو خرید ی گئی، ۳۔ قیمت ، ۴، کس سے /کہاں سے خریدی گئی، ۵۔ کس کے حکم سے خریدی گئی، ۶۔ کس مد میں خریدی گئی، ۷۔ خریدی گئی چیز کہاں رکھی گئی یا کس کی تحویل میں دی گئی،۸۔ خارج کرنے کے لئے افسر کے دستخط، ۹۔ پرانا سامان فروخت کرنے کے لئے افسر کے دستخط، ۱۰۔ ہر تعلیمی سال کے اختتام پر صدر معلم کی جانب سے رجسٹر کی جانچ پڑتال |
۵۔ لائبریری رجسٹر: |
مڈل سطح تک سکولوں میں باقائدہ لائبریری کا انتظام تو نہیں ہوتا لیکن چند ضروری کتب کے لئے ایک جگہ مختص کر دی جاتی ہے۔ لائبریری میں دو قسم کے رجسٹرز رکھے جاتے ہیں، ایک وہ رجسٹر جس میں کتب کا اندراج کیا جاتا ہے اور دوسرا وہ جس پر کتابیں طلبہ کو دینے پر اندراج کیا جاتا ہے۔ وہ ادارے جہاں با قائدہ لائبریر ی کا انتظام موجود ہوتا ہے وہاں کتب کو مضمون وار رکھا جاتا ہے۔ |
۶۔ لاگ بک/ رائے بک: |
یہ ایک ایسا رجسٹر ہوتا ہے جس میں ادارہ کے معائنہ کے وقت معائنہ کرنے والا افسر اپنے خیالات کا اظہار کرتا ہے۔اس کے علاوہ اس میں افسر رجسٹر اعداد و شمار کی طرح چند ضروری اعداد و شمار کا تذکرہ بھی کرتا ہے۔ |
۷۔ رجسٹر قبض الوصول: |
سکول میں موجود تما م ملازمین کی تنخواہوں کا اندراج اس رجسٹر پر کیا جاتا ہے۔ادا شدہ رقم کا اندراج کرنے کے بعد متعلقہ ملازم سے رسیدی ٹکٹ پر دستخط لئے جاتے ہیں۔ |
۸۔کوائف اساتذہ رجسٹر: |
ضلعی دفتر کو ادارہ میں موجود اساتذہ کے کوائف پر مشتمل ایک رپورٹ ارسال کی جاتی ہے۔ اس رپورٹ سے با آسانی یہ اندازہ لگایا جاتا ہے کہ کس سکول میں کتنے اساتذہ کام کر رہے ہیں اور کتنی سیٹیں موجود ہیں۔ اس کے علاوہ رخصت پر کتنے اساتذہ ہیں اور ریٹائر منٹ کے قریب کتنے اساتذہ ہیں۔متعلقہ کا ضلعی انتظامیہ کو ارسال کرنے کے ساتھ ساتھ تمام تفصیل کا اندراج رجسٹر پر کر دیا جاتا ہے۔ |
۹۔ سرٹیفیکیٹ فائل: |
کسی بھی وجہ سے بچوں کے سکول چھوڑنے پر جاری شدہ سرٹیفیکیٹ کی تفصیل فائل میں لگا دی جاتی ہے۔ والدین سکول چھوڑنے کی درخواست ہیڈ ماسٹر کو دیتے ہیں اور سرٹیفیکیٹ حاصل کرتے ہیں۔ |
۱۰۔ سکول داخلے کا فارم: |
سکول میں داخلے کے لئے ہیڈ ماسٹر کے نام درخواست لکھی جاتی ہے جس پر طالب علم کو ایک فارم مہیا کیا جاتا ہے ۔اس فارم پر متعلقہ کوائف کے اندراج کے بعد فارم سکول میں جمع کروا دیا جاتا ہے۔ |
۱۱۔ پراگریس رپورٹس اور ریکارڈ طلبہ: |
یہ رپورٹس ہر سال تیار کی جانی چاہئیں اور بچے کے اگلی جماعت میں جانے پر نئے معلم کو بھی مہیا کی جانی چاہئیں تا کہ معلم کو نئے سرے سے طالب علم کا جائزہ نہ لینا پڑے۔تاہم یہ پراگریس رپورٹس والدین کو یا بچوں کو مہیا نہیں کی جاتیں ، صرف والدین کے اسرار پر بچوں کے حاصل کردہ نمبر دکھائے جاتے ہیں۔ |
